Du ménage dans les contacts (téléphoniques et de courriel)


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Cet article ne détail pas une intervention faite chez un client, pour une fois, mais de ma démarche pour nettoyer et réorganiser les contacts de toute une vie: plus de 600! avec Email, Numéro de Tel, Adresse postale, notes…

Mon projet: Supprimer les doublons, les contacts obsolètes, les signes + à coté des N° Tel (oui je sais c’est l’indicatif pays mais je ne supporte pas), ré-écrire les N° en xx xx xx xx xx au lieu de xxxxxxxxxx (plus lisible). J’ai certains N° sur mon Smartphone placés en catégorie Mobile alors que ce sont des Fixes (et inversement). Je vais aussi supprimer les caractères dans les adresses postales qui gênent les import/exportation: la virgule et le point-virgule.

Si vous tentez de faire le ménage à partir de votre Smartphone avec un nombre d’entrée comme le mien, vous verrez vite que c’est trop long, de même sous Google Contact: Non; Il me faut un affichage sous forme de table Excel: Il n’y a rien de mieux..

Mon environnement informatique: Le service Google Contact qui contient tous mes contacts que ce soit tél et mail, un smartphone synchronisé avec Google Contact, Excel et Outlook 2013.

Première action: dé-doublonner. Très facile avec Google contact en cliquant sur « Doublons » dans le menu vertical à gauche.

dé-doublonnage Google Contact

Deuxièmement: Exporter les contacts vers un dossier du PC: Je switch vers l’ancienne interface, visible sur le menu vertical à gauche en bas, seule compatible avec l’export/import. L’export de tous mes contacts se fera en mode de compatibilité Excel-Outlook (vous comprendrez que j’ai flouté les infos personnelles):

Google Contact Export CSV Outlook 1

Passage à « l’ancienne version » pour la compatibilité d’export, et clic sur « Plus »:

Google Contact export CSV 2

J’exporte vers un fichier CSV interfaçable avec les programmes Microsoft (Ex. Excel). Je travaillerais sur une copie de ce fichier (on verra pourquoi…) :

J’ouvre le fichier Contacts.csv désormais sur mon PC en lançant Excel, puis menu Données >Données Externes> Fichier Texte. Je choisi dûment les séparateurs requis: Virgule et Tabulation.

Résultat dramatique: Dès la troisième ligne, les cellules où devraient se trouver un N° de Tel contiennent une @ mail, ou inversement! Je dois sans doute avoir des tabulations ou virgule dans le corps des adresses postales qui trompent Excel:

Import CSV Google Contact vers Excel

Sans trop y croire je recherche un logiciel -gratuit- assez « intelligent » pour m’ouvrir correctement le .CSV. Je tombe sur une merveille de petit utilitaire; Ron’s EditorRésultat parfait. Vous pouvez le deviner en regardant les colonnes Phone malgré le floutage:

Par la suite, éditer depuis ce tableur est un vrai bonheur, un double clic sur une entête de colonne l’organise en ordre alphabétique. Je cherche et remplace en masse (CTRL+F) les virgules et point-virgules par un espace, supprime les contacts obsolètes, élimine les colonnes vides (clic sur un entête et Suppr.), éradique les + devant les N° de Tel, etc, etc..

Erreur Export CSV mise en forme Google Contact Vers Excel

Le ménage est fait; il est temps d’importer mon listing tout beau tout propre dans Google Contact. D’abord je fais un backup de mon ancien liste en créant un « Groupe » dans Google contact; Groupe que je nomme « avant menage ». Il faut s’y prendre à plusieurs fois pour tout déplacer, par lot de 250:

Google Contact nouveau groupe

Google Contact Créer groupe

Reste à Importer dans Contacts mon fichier CSV nettoyé: Je clic sur « Importer mes contacts » puis ouvre sur mon PC le fichier CSV en question.

L’import créé un nouveau groupe nommé « Date d’importation xxx » ce qui est pratique. Après vérification je supprime le groupe « Avant ménage » et déplace les contacts du groupe « Date d’importation xxxx » directement dans ma rubrique « Mes contacts ». Toutes ces opérations sont faisables depuis l’icône « Groupe » entouré ci-dessous en rouge

Google Contact date importation