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Synchronisation des contacts Google-Outlook et des PST

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Mon client souhaite synchroniser ses Google contacts avec ses contacts Outlook. En pratique il pourra saisir un nouveau contact depuis son Smartphone android qui est synchronisé avec son compte Google contact et les retrouver sur son application Outlook. Inversement dès qu’il rentrera un contact sur Outlook sur PC, il le retrouvera sur son smartphone.

Autre chose: Refroidi par l’utilisation du protocole IMAP à cause j’imagine d’une expérience malheureuse, mon client veut synchroniser sa boite mail, sur ses quatre PC, mais en passant par le protocole POP ( Dommage, L’IMAP est un protocole bien pratique pour synchroniser les mails sur différents terminaux).

Vous me direz; Outlook 365 business fait ça, mais niveau coût il faudrait équiper 4 PC donc 4X10,50€ à l’heure où j’écris ces lignes = 42€/mois. Là nous avons quatre PC sous Outlook 2019

Synchronisation des contacts Outlook et Google

L’environnement informatique d’abord: Un NAS Synology; 4 ordinateurs sous Windows 10 avec Outlook 2019 (donc pas de mode exchange). Les installations d’Outlook sur les PC contiennent chacun un dossier “Contact” un peu différent des autres que mon client tente au jour le jour d’harmoniser… Je ne vous dit pas le travail! Les PC sont dans les locaux et ne sortent pas. Deux smartphones Android de travail dont les contacts sont synchronisés sur un seul compte Google.

Le logiciel de synchronisation que j’ai choisi est Sync2 pour Windows. Pourquoi? Parce qu’il peut synchroniser les contacts de façon bidirectionnelle, et aussi synchroniser les fichiers Outlook PST.

Le paramétrage est simple: depuis son menu on clique sur “Nouveau”> Services Google (calendrier/contacts/tâches)” Je coche seulement la case de synchro des Contacts. Le logiciel me demande de me connecter au compte Google qui contient les contacts à synchroniser, et quel est le compte mail dans Outlook à considérer. Aucune difficulté de compréhension à craindre ici

Je vérifie cependant qu’il n’y ai pas de filtres d’exclusion, et je règle la fréquence de synchro en décochant l’option qui lance la synchro quand une action a été faite dans Outlook: J’ai remarqué qu’en l’a cochant, trop de synchro étaient lancées.

Astuce: Si l’opération provoque des doublons, on peut après la synchro se rendre dans la page Web de Google contact et lancer un dédoublonnement (onglet “Fusionner et corriger“). Et (au cas où) les contacts supprimés par erreur peuvent être récupérés depuis la corbeille de Google Contacts

Synchronisation des PST de Outlook entre les PC

Création dossier partagé sur le NAS

La synchro des données Outlook est plus délicate: Il faut un dossier réseau partagé, en local ou sur un serveur WAN si on a la fibre vu le volume de données à traiter. Ce dossier partagé contiendra le dossier tampon spécial créé par Sync2. Dans cette intervention le client a un NAS Synology: J’y créé un dossier partagé syncoutlookpst mais en y désactivant la corbeille.

Configuration de Sync2 sur les PC

Sur le premier PC je ré-ouvre Sync2 et clique sur “Nouveau> Serveur FTP, Réseau local…> Réseau> ” Je clique sur Parcourir et attend que la fenêtre de recherche réseau me dévoile le chemin vers le dossier partagé du NAS: syncoutlookpst.

Sync2 y crée automatiquement son dossier spécial de synchro nommé par défaut “Network profil #1″ . Par contre je préfère configurer plus finement la synchro en cochant “Configurer les paramètres de synchronisation avancés” vu que je ne vais pas synchroniser le dossier d’Outlook “Element reçus” (ce serait stupide). Il y a un piège dans le paramétrage car il faut bien cliquer sur le bouton “Sélectionner les sous-dossiers”: Mon client a de nombreux sous-dossiers qui sont relatifs à ses correspondances et au premier abord je n’avait pas remarqué ce bouton…

Autre piège: Sync2 par défaut ne synchronise que les éléments des trois derniers jours, hors cela fait bien longtemps que mon client gère son affaire et crée mails et sous-dossiers dans Outlook. Je clique sur le bouton “Editer filtre” et je corrige ce réglage d’origine. Attention ce point est à corriger sur chaque dossier et sous-dossiers, en tout cas sur la version de Sync2 utilisée à ce jour

Sur les autres PC: Je fais presque pareil, attention qu’a l’étape du choix du dossier partagé il faut bien choisir syncoutlookpst, on serait tenté de choisir le dossier Network Profil#1 mais non…

Là aussi le process impose de bien corriger l’option par défaut qui fait que Sync2 ne synchronise que sur les trois derniers jours, et ça sur chaque dossier/sous-dossier…